上一篇：05-Excel文件打印设置
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在Office办公软件组中，包含了Excel、Word、PowerPoint等多个程序组件，我们在日常办公中无可避免的需要使用Excel进行数据处理，使用Word进行文字处理排版，使用PowerPoint设计工作汇报演示文稿。有时，为了完成某项具体的任务，需要同时使用多个组件，因此在它们之间进行快速数据共享，是每个办公人员必须要掌握的基本技能。
6.复制Excel数据到其他Office程序Excel中保存的所有数据都可以被复制到其他Office软件中，包括数据表中的数据、图片、图表或其他对象等。不同类型的数据在复制与粘贴的过程中，Excel会显示不同的选项。
6.1复制数据区域若我们需要将Excel中的数据区域复制到Word或PowerPoint中，可以使用“选择性粘贴”功能以多种方式对数据进行静态粘贴。也可以动态地链接数据(静态粘贴的结果与数据源没有任何关联，而动态链接则会在数据源发生改变时自动更新粘贴结果)。
例如，将Excel数据区域复制到Word中。
选中Excel中需要复制的数据区域，按下Ctrl C键。
启动Word，单击【开始】选项卡中的【粘贴】下拉按钮，在弹出的列表中选择【选择性粘贴】选项。
打开【选择性粘贴】对话框，选中【粘贴】单选按钮(将使用静态方式粘贴数据)，在【形式】列表框中用户可以选择不同的粘贴形式，本例选择【HTML格式】选项。
上图中，【形式】列表内各个选项的功能说明如下。
单击【确定】按钮，即可将选中的数据区域以HTML格式粘贴在Word中。
若用户在【选择性粘贴】对话框中，选中【粘贴链接】单选按钮，【形式】列表框中将显示下图所示的选项。
此时，选择【形式】列表框中的任意选项，粘贴至Word中的Excel数据区域，与采用步骤3的“粘贴”方式基本相同。
如果用户在Excel中修改了数据源，数据的变化将会自动更新到Word中。动态链接的在Word中的数据具备与数据源之间的超链接功能，如果右击“动态链接”粘贴结果，在弹出的菜单中选择【链接的Worksheet对象】|【Edit链接】命令，将打开Excel并定位到复制数据源的目标区域。
复制Excel表格中的图片、图形后，如果在其他Office应用程序中执行【选择性粘贴】命令，将打开下图所示的【选择性粘贴】对话框，该对话框允许用户以多种格式来粘贴图片，但只能进行静态粘贴。
复制Excel图片至其他Office应用程序的操作与复制数据区域类似，在Excel中复制图片后，在其他程序中执行【选择性粘贴】命令，同时支持静态粘贴和动态粘贴。
除了使用复制和粘贴方式共享Excel数据意外，用户还可以在Office应用程序中通过插入对象，插入Excel文件。
例如，将Excel文件插入Word文档中。
启动Word后，选择【插入】选项卡，单击【文本】命令组中的【对象】按钮。
打开【对象】对话框，在打开的【对象】对话框中选中【由文件创建】选项卡，单击【浏览】按钮。
在打开的对话框中选中一个Excel文件后，单击【打开】按钮。即可将选择的Excel文件插入Word文档。
Excel文件被插入Word后将显示为表格，如果用户双击它，Word功能区将变成Excel功能区，此时用户可以使用Excel命令对表格进行处理，编辑完成后只需单击Word文档的其他位置，就会退出Excel编辑状态。
在Excel中按下F12键将打开【另存为】对话框，在该对话框顶部的地址栏中，用户可以设置任何位置来保存Excel文件，例如当前计算机的本地磁盘、FTP、局域网等。
同样，按下Ctrl O键打开【打开】选项区域，单击【浏览】按钮，在打开的【打开】对话框顶部的地址栏中，用户也可以选择任何可访问的路径，打开Excel文件。
一般情况下，每一个Excel文件只能被一个用户以独占方式打开。如果用户尝试通过网络共享文件夹打开一个已经被其他用户打开的Excel文件，Excel将打开提示对话框提示该文件已经被锁定。在这种情况下，用户只能根据提示，以“只读”或“通知”方式打开Excel文件。如果以“只读”方式打开文件，文件将只能阅读不能进行修改；如果以“通知”方式打开文件，文件仍将以只读方式打开，当使用文件的其他用户关闭文件时，Excel将通知该用户在他之后打开文件的用户名称。6.4 创建共享Excel文件利用Excel的“共享工作簿”功能，用户可以和其他用户一起通过网络多人同时编辑同一个Excel文件。具体如下。
打开需要共享的工作簿，选择【审阅】选项卡，在【更改】组中单击【共享工作簿】按钮。
打开【共享工作簿】对话框，选择【编辑】选项卡，选中【允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并】复选框，然后单击【确定】按钮。
选择【高级】选项卡，设置是否保存修订记录，何时更新，如何解决冲突等，然后单击【确定】按钮。
Excel将打开下图所示的对话框提示用户保存工作簿，单击【确定】按钮。此时，当前工作簿即成为共享工作簿，工作簿的标题栏将显示“共享”标注。
要实现多人同时对一个Excel文件进行编辑，用户还需要将共享工作簿保存在本地网络中的共享文件夹中，并且授予用户对该文件夹的读写权限。
更具体的操作可参照：例07-1设置共享工作簿
当任何一个用户打开共享工作簿后，可以单击【审阅】选项卡中的【共享工作簿】按钮，打开【共享工作簿】对话框查看当前正在使用工作簿的其他用户。选中其中一个用户，单击【删除】按钮，可以断开该用户与共享工作簿的连接，此时对方不会立刻得到相关提示，也不会关闭工作簿。被断开连接的用户在保存工作簿时，Excel将提示其无法与文件连接，无法将编辑修改的内容保存到共享工作簿中，只能另存为其他文件。
如果用户在编辑共享工作簿后对齐进行保存，其他用户也对工作簿做出修改并进行保存，在没有冲突的情况下，Excel会给出相应的提示，提示用户“工作表已用其他用户保存的更改进行了更新”。如果此时发生冲突，Excel也会弹出提示对话框，询问用户如何解决冲突。
除了本节所介绍的一些Office数据共享的方法以外，实际上Excel还可以通过共享数据与其他Office组件实现更多功能，例如Excel Word实现群发工资条邮件、奖状，在Excel中制作PPT报表，Excel Access实现一对多查询等等。在本篇后续的练习篇中会逐一介绍这些功能的具体实现方法。本篇是第一章Excel入门基础的最后一篇。
下一章，我们将介绍操作Excel工作簿的各种方法和技巧。
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Excel想和Word怎么相互数据共享？
1:利用剪贴板在Access 中，打开要转换的表并查询。将鼠标指针拖过所选记录的行选择器(在窗口的最左端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向右方向的箭头)，可以选择一组记录；将鼠标指针拖过所选字段的字段选择器(在窗口的最上端，当鼠标置于其上时，鼠标指针会变成向下方向的箭头)，可以选择一组字段；当用鼠标单击左上角的字段选择器和行选择器的交叉处时，可选中所有记录或者说是选中所有字启手段。进行上述3 种情况之一的选择以后，梁悉再单击工具栏上的“复制”，将橡旁乎所选内容复制到剪贴板中。随后打开Word，单击工具栏上的“粘贴”，即可将Access表或者查询结果复制成Word表格。如果您觉得被复制进来的深色底纹表头影响视觉效果，可以选中该行后，执行“格式”菜单下的“边框和底纹”命令，再选择“底纹”*“无填充色”。
2:导出为RTF 文件
在Access 中，打开要转换的表或者查询结果，选择“文件”*“导出”，将“保存类型”指定为“Rich Text Format”。在Word中，执行“文件”菜单下的“打开”命令或者直接按下工具栏上的“打开”按钮，在随后弹出的“打开”对话框中，单击“文件类型”旁边的下拉列表，将其指定为“RTF 格式”，找到前面保存的RTF 文件双击即可打开。
3:直接插入数据库
在Word 中，单击“视图”＊“工具栏”，选中“数据库”(或者将鼠标置于Word窗口的菜单栏或工具栏上右击，在弹出的快捷菜单中选中“数据库”一项)，并在Word 中打开Access 的表或者查询结果，单击新增加出来的“数据库”*“插入数据库”*“数据库”*“获取数据”，将文件类型指定为“MS Access数据库”，选中一个数据库文件中的表或者查询，再单击“插入数据”即可。
>> 将Word 中的表格导入Access 中
在Word中可以对Access 转换过来的表格自如地进行编辑，然后再将处理好的表格重新导入Access 中。可以通过2 种办法在Access 中使用Word 表格的数据。
一方面，通过剪贴板。其方法是在Word中选中表格的若干行或若干列(当然，也可以单击表格左上角的“选择”工具，选中表格所有数据)后，单击工具栏上的“复制”，然后再打开Access 中的表或者查询结果，点击工具栏上的“粘贴”，将表格数据复制过来。
另一方面，通过文本文件作为过渡。用户可以分成两步来做：第—步，先把Word 中的表格转换成纯文本文件；第二步，在Access 中导入文本文件。具体操作方法是，在Word中选中表格，依次执行：表格转换成文字，然后选择“文件”*“另存为”*“保存类型”*“纯文本”；在Access 中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“文本文件”。
>> Excel 中导入Access 数据
可以使用3 种方法将Access 中的表或者查询导入Excel 中。
1:利用剪贴。
其操作方法与导出为Word 表格相同。
2:将Access 数据导出为Excel 文件
具体操作方法为：在Access中选中表或者查询，执行“文件”*“导出”命令，将“保存类型”指定为“Microsoft Excel97-2000”，在Excel中直接双击该文件即可将其打开。
3:直接在Excel 中打开
操作方法是依次执行：数据获取外部数据新建数据库查询(由于典型安装中不包括该功能，所以当第一次使用时系统会提示安装)，在随后打开的“选择数据源”对话框中，将“新数据源”指定为“MSAccess Datebase”即可。
>> 将Excel 工作表导入Access
利用Excel 方便的自动输入功能和强大的数据处理功能对Access 导入的数据进行一番处理之后，再将其转换成Access 文件，无疑是实际工作中使用最多的一种方法。
Access中导入Excel文件的操作与导入文本文件相同，只要在Access中依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“Microsoft Excel”即可。当然也可以通过方便快捷的剪贴板完成(操作方法与Word 表格导入Access 表相同)。
>> Access 文件与HTML 文档的相互转换
要将Access 文件转换成HTML 文档(超媒体文档)，可以在Access 中选择“文件”*“导出”*“保存类型”*“HTML 文档”。可以用Microsoft FrontPage 或其他网页编辑软件打开该文档进行编辑修改。
与导入文本文件和Excel 文件方法相同，要在Access 中导入HTML 文档，只要依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“HTML 文档”即可。
>> 在不同的Access 文件之间进行数据共享
如果新建的表与已经存在的表中部分字段或部分记录相同，显然可以通过共享原有表中的数据来提高工作效率。而且被共享的表既可以与新建表在同一数据库内，也可以不在同一数据库内。具体共享方式有3 种：
1:利用剪贴板
在数据库窗口中，右击需要备份的表或者查询，在快捷菜单中选择“复制”命令，在需要复制的地方右击鼠标后选择“粘贴”命令，根据需要选择“只粘贴结构”、“结构和数据”还是“将数据追加到已有的表”。当然，也可以打开要转换的表或者查询，直接选中部分记录或部分字段，将其复制到其他的表或查询中。
2:直接导入Access 对象
具体操作步骤是，依次执行：文件获取外部数据导入，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，这样就可以将当前数据库或其他数据库中的对象导入。
3:利用链接表
利用链接表的共享操作同上类似，依次执行：文件获取外部数据链接表，将“文件类型”指定为“Microsoft Access”，找到相应的表后将其链接进来。和上面直接导入的区别在于，链接进来的表的数据会随原始表数据同步变化，而导入则不会。其实，在使用链接表时，如果将“文件类型”分别指定为“Microsoft Excel”、“文本文件”或“HTML 文档”，也可以分别将这些文件导入Access，且导入的表中数据会随着原始数据的变化而变化。
excel中文件间的数据共享和公式计算
多个excel的文件之手腊间的数据是可以相互计算首缓，这种方式我已用了多年。如：=[Book2]Sheet1!A2 [Book3]Sheet1!B5-[Book4]Sheet1!A8*[Book5]Sheet1!C4
补充回答:
就用我上面的这个公式
补充回答:
要计算几个数据乘除，但数据在不同的excel文件中，如何建立这样的公式
如者薯模：=[文件名]Sheet1!A2*[文件名]Sheet1!B5/[文件名]Sheet1!A8