PMO是英文Project/Program/Portfolio Management Office的缩写,意思是项目管理办公室。虽然项目具有临时性的特点,但是PMO是组织的常设职能机构。
PMO通过对项目、项目集和项目组合的集中管控,追求组织中所有项目的成功,从而帮助组织实现战略目标。PMO的作用主要体现在以下3个方面:
?向上承接战略。根据组织战略,选择正确的项目。
?向下指导实际操作。通过监控和指导,确保各个项目都能成功,从而实现战略。
?提高效率。通过流程改进和文化建设,确保组织资源的最佳利用,并同时保证员工的高满意度。
在实际工作中,根据组织对项目管理的重视程度,以及PMO本身成立的时间长短,PMO有一个从初级职能到高级职能的演进过程。
?初级职能的PMO只对项目团队提供单向的支持,如提供工具模板、组织培训等,仅仅是一个卓越中心的雏形。
?中级职能的PMO开始制定流程并要求项目团队服从,同时对项目绩效进行监管和报告。在卓越中心的基础上,开始了治理职能的尝试。
?高级职能的PMO参与战略制定,对项目进行全程监控,并直接对项目结果负责,具体工作包括:选择正确的项目,监控项目实施过程,主动发现问题,督促并带领项目团队进行纠偏,及时叫停没有理由继续存在的项目,对项目最终绩效进行评价等。高级别职能的PMO功能完整,同时拥有战略职能、治理职能和卓越中心职能这3个关键职能。
在一个期望持续发展的组织中,必须有项目型工作(如项目、项目集、项目组合)的存在。为了对这些项目型工作进行有效监管,确保其成功,从而实现战略,组织必须设置PMO。PMO的存在与组织现有的经营业务类型及组织结构形式无关。